Um das Wirken der LA 21 Wien zu verstehen, muss ihre komplexe organisatorische Mehrebenenstruktur in den Blick genommen werden. Die LA 21 Wien ist auf Stadt- und Bezirksebene organisiert (entsprechend werden 50% des Budgets von der Stadt und 50% vom jeweiligen Bezirk übernommen).
Der Vorstand des Vereins LA 21 Wien setzt sich aus Gemeinderät*innen zusammen (drei SPÖ, zwei Grüne, eine ÖVP, eine FPÖ). Birgit Hebein, bis Ende 2020 amtsführende Stadträtin für Stadtentwicklung, Verkehr, Klimaschutz, Energieplanung und BürgerInnenbeteiligung, steht diesem siebenköpfigen Gremium vor. Der Vorstand ist das oberste Entscheidungsorgan des Vereins und bestimmt „die inhaltlichen und finanziellen Rahmenbedingungen der Vereinstätigkeit“ (Lokale Agenda 21 2018b).
Das operative Geschäft der LA 21 wird von der zentralen Geschäftsstelle betreut. Diese ist aktuell zum einen für die Programmlinie Grätzloase sowie für die Agendaprozesse in den Bezirken verantwortlich. Konkret fallen in den Bereich der operativen Steuerung eine Vielzahl von Aufgaben, unter anderem Finanzmanagement, Kooperation mit Partnerunternehmer*innen und Vereinen sowie Bezirksvorstehungen und Dienststellen der Stadt Wien und die Organisation der Kommunikation zwischen den Agendabezirken.
Grundlage für einen Lokale Agenda 21-Prozess auf Bezirksebene ist ein mehrheitlicher Beschluss der Bezirksvertretung, der den Willen bekräftigt, einen LA 21-Prozess durchzuführen und anteilig zu finanzieren. Agendaprozesse auf Bezirksebene werden in der Trias von Bezirksbüros, Bezirks-Steuerungsgruppen und Agendagruppen getragen (ebd.).
Das operative Geschäft wird auf Bezirksebene von Bezirksbüros geleitet. Die Büros werden von professionellen Planungs-, Kommunikations- und Consultingbüros betrieben. Mit organisatorischem Know-how und Ressourcen helfen sie Bürger*innen bei der Entwicklung und Umsetzung von Projekten. Zudem fungieren sie für Bürger*innen als Schaltstellen zu Bezirkspolitik, Stadtverwaltung, dem LA 21-Verein und der Geschäftsstelle. Damit stellen sie sozusagen die lokale „Mobilisierungsinfrastruktur“ für Bürger*innen dar, die Agendagruppen im Bezirk umsetzen möchten. In ihrer Vernetzungsarbeit wenden die Bezirksbüros eine Vielzahl von Beteiligungsmethoden an, wie z.B. Bürger*innenräte und Planungscharretten. Ein weiterer, wichtiger Teil ihrer Arbeit besteht im Aufgabengebiet der Aktivierungsarbeit.
Jeder Agenda-Bezirk hat zudem eine Steuerungsgruppe, die das Entscheidungs- und Lenkgremium des Bezirks darstellt. Die Steuerungsgruppen bestehen aus Bezirksvorsteher*in, Bezirksrät*innen, lokalen Agendagruppen-Vertreter*innen sowie einer Vertreter*in der Geschäftsstelle und des lokalen Agendabüros. Die Steuerungsgruppen sollen als Austauschplattformen auf Augenhöhe für aktive Bürger*innen und Bezirkspolitiker*innen dienen und möglichst konsensuale Entscheidungen zur Lenkung der Bezirksagenden treffen.
Die wichtigste Gruppierung in dieser Multiebenen-Struktur sind die Bürger*innen. Sie sind die Zielgruppe der Veranstaltungen im Bezirk. Zudem sind es engagierte Bürger*innen, die Grätzloasen-Ideen entwickeln und mit Hilfe der LA 21-Geschäftsführung umsetzen, und längerfristig operierende Agendagruppen bilden, die vielfältige Anliegen der nachhaltigen Bezirksgestaltung und Verbesserung der Lebensqualität antreiben. Agendagruppen sind laut LA 21 Wien, trotz Betreuung durch die lokalen Agendabüros, „Motor ihres Anliegens“ von der Entwicklung bis zur Umsetzung ihrer Ideen, „soweit sie nicht in den ‚Zuständigkeitsbereich‘ anderer Akteur*innen wie Verwaltung oder Politik fallen“ (Lokale Agenda 21 2007: 13).
Die Findungsphase dieser Gruppen, die prinzipiell offen für die Mitarbeit aller Interessierten sind, wird zumeist von den lokalen Agendabüros durch vielfältige Aktivierungsmaßnahmen gefördert und begleitet. Die finale Formierung einer Bezirks-Agendagruppe wird in der jeweiligen Bezirkssteuerungsgruppe beschlossen. Auch danach werden ihre Projekte und die Kontaktaufnahme mit Bezirkspolitiker*innen und Stadtverwaltung unterstützt. Vor allem die Einsetzung von Bezirks-Agendagruppen zeigt die politische Steuerungsdimension der LA 21 – zumal die Steuerungsgruppen anfangs lediglich aus Bezirksvorsteher*in, Bezirksrät*innen und Vertreter*innen der LA 21-Stellen bestehen. Im LA 21-Methodenhandbuch wird zudem davon abgeraten, Agendagruppen zu akzeptieren, die starkes Konfliktpotential bergen (ebd.: 14). Trotz breiter Aktivierungsbemühungen, von denen noch gesprochen werden soll, kann also von keiner reinen bottom-up Mobilisierung städtischer Beteiligung gesprochen werden.